修改简报该从何下手?

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修改简报该从何下手?

作者林柏儒,简报艺术烘焙坊的设计师兼讲师,亦是简报部落格的专栏作家,擅长领域包括科技科学简报、商务沟通简报等等。原文刊载于 简报艺术烘焙坊 。

面对不合己意的简报,我们常在心里嘀咕:这里字该大一点,排版好像有点太空了,整体不够生动专业 但当自己要动手修改时,脑袋又一片空白、不知从何改起才好,沦为键盘设计。要避免这个窘境,关键就是脑中要有一套简报设计的思考架构,才能够系统化的判断简报的修正方向。

马上试试键盘设计

与其马上看理论,不如亲身体验一下键盘设计的快感!请你想想该如何修正下面的案例呢?

修改简报该从何下手?

想必聪明的你会从理解内容开始,但下一步会做什幺我就没有把握了。你可能笃信一图胜过千言万语而开始找图,也可能尝试把内容换句话说,或是精简成关键字,甚至动手调整版面的配置。但无论如何,这些方向都有个共同点:都不是系统化的思考,因此想到的修改方向有可能重要性不高,更可能不完备。这就是为什幺我们需要一套坚实的思考架构,让我们在快速抓到切入点的同时,又不至于遗漏。

简报设计的三阶段

那幺,我是怎幺思考简报的修改方向呢?首先,我依据不同的目的把简报设计拆成三个彼此独立的阶段,分别是资讯面处理、资讯视觉化和视觉面处理。

1. 资讯面处理

这个阶段的目的是规划整体内容布局,属于简报设计宏观面的处理。我们可以把资讯面处理想像成「从发想点子到写成讲稿的过程」,在这个阶段我们会考虑简报的整体目的、观众特性、内容取捨、资讯架构、叙事逻辑、文案撰写,也会实际写出讲稿而让抽象的想法落地。这一切都可以在纸上进行,和简报软体关连不大。

2. 资讯视觉化

这个步骤的目的只有一个:追求让人看懂。如果你停留在上一个阶段,内容非常複杂时观众就容易听不懂,而这也失去了简报设计不同于书面报告的独特优势。在这里,你可以把资讯视觉化想像成图解,例如把 2×2 的资讯表示成矩阵、把连续的阶段画成流程图、以长条图呈现数值变化,这都是资讯视觉化的方式。由于这个步骤往往耗去相当的时间精力,因此可以根据上一篇文章 〈 善用「优先度分类法」让投影片準备效率加倍!」〉 的内容,将资讯视觉化的心力优先投注在关键投影片上。

3. 视觉面处理

这是大家一眼望去最容易想到的阶段,也就是追求页面的美观,属于简报设计微观面的处理。比如说文字的排版方式、色彩、修图 等这些一般来说被我们归类为「设计」的各种眉角。这个阶段可说是易学难精,因为这牵涉到大量简报软体的操作,也相当考验美感。前者能够快速上手,但后者只能透过大量的观摩来慢慢累积经验值,短时间内未必能有显着的突破。

以上三个阶段何者比较重要呢?我想与其说重要性,不如说越前面的阶段越该先做,也越值得花时间做好,因为后面的阶段往往奠基于前者。如果一开始内容的逻辑架构搞砸了,铁定画不出合理的图解,也因此视觉面的处理再美丽也难以挽回容易看不懂的劣势。

最后补充一下,平面设计都会同时包括资讯视觉化与视觉面处理两个阶段,但因为这两个阶段的目的并不相同,分开考虑确实有其好处。比如说,当我们时间不够了,应该选择优先投注心力在资讯视觉化上,最后成果未必美观但至少观众理解上不会遭遇困难。

修改简报该从何下手?
如何活用思考架构?

讲了这幺多,不如就用这套想法思考前面的案例该如何修改才好。首先从资讯面处理开始,我们可以根据案例中的文字归纳出「如何和部属沟通」这一核心主旨,并看出这是在讲两种不同的沟通方式。既然如此,我们可以根据这个目的重新排列内容顺序,第一句话先讲结论,再陈述正确的沟通方式,最后陈述不推荐的沟通方式。

修改简报该从何下手?

将上图的三段文字整理起来,我们可以得到如下的一段讲稿,如此就暂时完成了资讯面处理这个阶段。

修改简报该从何下手?

接着我们进入第二步,资讯视觉化。就概念上来说,这是两个不同沟通方式的对照比较,因此我们可以考虑左右两栏并陈的排版方式。接着,我们依照逻辑顺序分别为两种沟通方式摘录出三组关键字句,以箭头连结彼此以凸显逻辑。最后,我们用打勾与打叉的图示暗示讲者偏好的方式,资讯视觉化的阶段暂时告一段落。

修改简报该从何下手?

最后一步,我们考量视觉面的处理。这里我们有很多的考量事项,但这里先简单以颜色切入,将打勾与打叉分别赋予绿色与红色,以利观众更快理解偏好与不偏好的方式。同时,将关键字也套上颜色,视觉面的处理至此就能发挥它的效益:帮助观众理解内容。

修改简报该从何下手?

行文至此,你会发现这套思考架构可以一步步依循逻辑推演来找出简报的修改方向,而不必仰赖天上掉下来的灵感或天马行空的创意。灵感与创意只有一定的机率出现,要是关键的简报场合它们不出现怎幺办呢?这就是为什幺我们相信简报设计需要有思考架构,才能每一次都能稳定、不遗漏的找出重要的修改方向。

分享总结

最后回顾一下今天谈的内容吧!简报设计是有一套思考架构的,这可以帮助我们每次都能找出合理的修改方向,而不必依赖灵感。我们能从资讯面处理开始把点子写成讲稿,再透过资讯视觉化的阶段把内容转化为容易理解的图解,最后再追求美感,就能有方向、系统化地将简报做得更好。